Miten teen houkuttelevan kutsun?

On hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään ennen kuin lähetät vastaanottajillesi kutsun kyselytutkimukseen osallistumiseksi. Kutsu määrittää, saadaanko vastauksia paljon vai vähän. Ajattele sitä alkupalana. Varmista, että osallistujien ruokahalu kasvaa, ja että he ostavat sekä alku-, pää- että jälkiruoan.

Tekemällä kutsusta tyylikkään ja miellyttävän voit saada vastaajat osallistumaan ja vastaamaan tutkimukseesi. Heidän osallistumisensa on tärkeää, jotta saat mahdollisimman laajan kuvan tutkimuksen kohteesta. Pidä nämä asiat mielessäsi, kun muotoilet kutsua:

Kirjoita lyhyt kutsu

Kutsun täytyy olla lyhyt ja yksinkertainen. Kirjoita henkilökohtaisesti, helppolukuisesti ja innostavasti. Jos nimettömyys ei ole tärkeää, voit aloittaa kutsun kirjoittamalla Hei ja sitten lisätä vastaanottajan nimen (Hei Katri Hurskainen). Juoksevassa tekstissä vastaanottajaa on hyvä sinutella, ei teititellä. Se antaa henkilökohtaisen ja ystävällisen tunteen. Muista, että puhuttelet henkilöä.

Kirjoita kutsuun houkutteleva otsikko

Otsikon täytyy kertoa suoraan, mistä tutkimuksessa on kysymys. Tämä on erityisen tärkeää, kun tutkimus tehdään Internetin välityksellä. Vältä sanoja, joita voidaan pitää roskapostina. Kirjoita yrityksesi nimi otsikkoon, erityisesti Internet-tutkimuksissa.

Kerro, miksi tutkimus tehdään

Vastaajille on tärkeää tietää, miksi tutkimus tehdään ja mihin se johtaa. Jos tämä sanoma ei ole tarpeeksi selkeä, monet jättävät vastaamatta. Vastaajien on tunnettava, että heidän panoksensa johtaa johonkin, joka vaikuttaa heihin itseensä. Vastaanottajan ensimmäinen kysymys on usein: Kuinka tämä tutkimus luo arvoa minulle tulevaisuudessa?

Tähdennä, että tutkimus on lyhyt

Yleisesti ottaen olemme tottuneet siihen, että tutkimukset ovat pitkiä ja aikaavieviä. Siksi ne yleensä joutuvat roskakoriin. Tähdennä, että tutkimuksesi ei ole pitkä. Kerro vastaajille jo varhaisessa vaiheessa, että kyseessä on lyhyt tutkimus, johon vastaaminen kestää korkeintaan viisi minuuttia. Ole aina rehellinen ajan ja pituuden suhteen.

Anna vastaajille aina jotain takaisin

Vastaajilla on yhtä vähän aikaa kuin sinullakin. Anna heille jotakin takaisin palkinnoksi siitä, että he käyttävät aikaansa sinun auttamiseksesi. Kerro jo kutsussa, kuinka he hyötyvät tutkimukseen osallistumisesta. Ne, jotka vastaavat, voivat saada jonkin lahjan, alennusta seuraavasta ostoksesta tai muuta vastaavaa. Varmista, että erotat tarjouksen kyselyn vastauksista niin, että tutkimukseen voi osallistua nimettömästi, vaikka osallistuukin tarjoukseen. Lisätietoa nimettömyydestä löytyy luvusta 10.

Laita tutkimukselle päättymispäivä

Anna vastaajille päättymispäivä. Se luo selvän kehyksen tutkimukselle sekä käsityksen tutkimuksen laajuudesta.

Kerro, kuinka tulokset aiotaan julkistaa

Useimmat tutkimukseen osallistuvat haluavat tietää, kuinka ja milloin tulokset julkistetaan. Jos mahdollista, kerro tarkka päivämäärä. Anna mielellään mahdollisuus tutustua tuloksiin eri tavoin, kuten esimerkiksi kirjeitse, sähköpostitse tai verkkosivuston avulla.

Liitä mukaan yhteystiedot

Muista yhteystiedot! Se on ESOMAR:in (säätelee markkina- ja mielipidetutkimuksia) suositus ja sen ansiosta tutkimuksesi vaikuttaa vakavasti otettavammalta. Lisää sen yhteyshenkilön tiedot, joka on tutkimuksen takana. Anna mahdollisuus ottaa yhteyttä tähän henkilöön, jos vastaajilla on kysyttävää. Yritä välttää pelkkää osaston ja yrityksen nimeä allekirjoituksessa.

Salassapito ja nimettömyys

Kerro, missä ja miten vastauksia käytetään. Anna vastaajille mahdollisuus osallistua nimettöminä. Niiden, jotka eivät halua olla nimettömiä, täytyy tuntea itsensä varmaksi valinnassaan. Kerro asiakkaille myös, kuinka heidän henkilötietonsa tallennetaan. Loukkaamattomuus- ja nimettömyyssääntöjen sisällöstä kertominen on arvokas asia asiakkaille.

Ei kiitos tuleville tutkimuksille

Älä pakota vastaajia vastaanottamaan tulevia tutkimuksia. Anna heille sen sijaan mahdollisuus sanoa ei kiitos sellaiselle tarjoukselle. Anna asiakkaille mahdollisuus tehdä se verkkosivustollasi olevan lomakkeen avulla tai sähköpostikutsussa olevan linkin kautta.

Lopuksi, älä unohda sähköpostiviestin avauskertojen määrän perustavia menestystekijöitä:
• Lähetä kirjeesi oikeaan aikaan.
• Keksi houkutteleva otsikko.
• Muista maineesi viestin lähettäjänä.

Varmista myös, että kutsusi toimii kaikissa tavallisimmissa sähköpostiohjelmissa kuten Gmail, Hotmail, Outlook 2003 ja 2007, Lotus Notes ja muut. Kutsu, jota ei voi lukea tavallisimmilla sähköpostiohjelmilla, vaikuttaa todennäköisesti negatiivisesti vastausten määrään.

Yhteenveto
• Tee kutsusta mielenkiintoinen ja houkutteleva.
• Kerro tutkimuksen tarkoituksesta ja siitä, kuinka kauan se kestää.
• Ilmoita yhteystiedot.
• Muista kertoa nimettömyydestä.
• Testaa kutsusi eri sähköpostiohjelmissa ennen lähettämistä.