8 neuvoa sisäiseen sähköpostiviestintään

Kirjoittanut APSIS

2015-01-12

Organisaation sisäinen sähköpostiviestintä - Luo tiimihenkeä heittäytymällä luovaksi

Yleensä APSIS-blogissa keskitymme siihen, miten uutiskirjeiden ja muiden sähköpostilähetysten avulla voi tehostaa markkinointia. Samat neuvot pätevät kuitenkin myös sisäiseen viestintään.

Organisaatiosi käyttää varmasti jo sähköpostia sisäiseen viestintään. Nyt onkin kysymys siitä, miten voit joukkolähetysten avulla tehostaa ja uudistaa omalle organisaatiollesi suunnattuja viestejä. Ei ole väliä, onko organisaatiossasi 10 vai 10 000 jäsentä – uutiskirjeille ja muille kohdistetuille joukkoviesteille on aina tilaus.

Kaipaatko apua sisäisen viestinnän tehostamiseen? Asiantuntijamme ovat käytettävissäsi. Ota APSIS-tiimiin suoraan yhteyttä sähköpostiviestintään liittyvissä kysymyksissä. 

Marketing automation

1. Määritä sisäiselle sähköpostiviestinnälle tavoite ja pidä ryhti

Sähköpostissa toisen roina ei ole toisen aarre. Ei ainakaan sisäisen tiedon kohdalla. Älä tee sitä virhettä, että kippaat puolikiinnostavia artikkeleita ja ohjeistuksia sähköpostiviesteihisi ”ihan varmuuden vuoksi”.

Kuten kaikessa muussakin viestinnässä, niin sisäisessä kuin ulkoisessa, selkeä tavoite on kaiken A ja O. Miten sähköpostia kannattaa käyttää sisäiseen viestintään? Tekisitkö vaikka sähköisen version henkilöstölehdestä? Lisäisitkö sen avulla osastojen välistä tiedonvaihtoa? Vahvistaisitko ryhmähenkeä? Entä kaikki edellä mainitut ja vielä vähän enemmän?

2. Aloita kysymällä

Jos et oikein tiedä mistä aloittaa, kannattaa laatia sisäinen kysely. Se on hyvä tapa ilmoittaa asiasta ja luoda kiinnostusta. Samalla saat selville, onko sisällöllesi tarvetta ja mitä ihmiset haluavat lukea, tehdä ja mistä keskustella.

Tuskin tarvitsee erikseen mainita, että aivan kuten ulkoisen myös sisäisen viestinnän pitää noudattaa yrityksen linjaa ja graafista ohjeistusta.

Happy people on a bench

3. Asiakkaiden ja työntekijöiden välinen ero

Se, että viestiesi kohteena ovat organisaatiosi työntekijät eivätkä asiakkaat, ei tarkoita että voit laskea vaatimustasoa. Tekstin laatu ja viestin asettelu ovat ihan yhtä tärkeitä heillekin. Kyse ei tietenkään ole samalla tavalla myynnistä kuin asiakasviestinnässä vaan ennemminkin luottamuksen ja innostuksen herättämisestä.

Yksi selkeä etu, jota asiakasviestintä ei aina tarjoa, on me-sanan käyttö. Tämä on linjaus, joka sinun ja organisaatiosi täytyy tehdä itse. Jos voit käyttää sekä suoraa puhuttelua että me-muotoa, mahdollisuutesi uskollisuuden ja ryhmähengen luomiseen ovat suuret.

Ai että luodaan uskollisuutta ja ryhmähenkeä tekstin kautta… Mistä sitä sitten pitäisi kirjoittaa? Mihin se liittyisi? Voit tietysti lähetellä pelkkiä artikkeleitakin, mutta miksi tyytyä niihin kun mahdollisuuksia on niin paljon? Seuraavassa kappaleessa käsitellään luovuutta ja vakiintuneen sisäisen viestinnän konseptin luomista.

4. Ole luova järjestelmällisellä ja dynaamisella tavalla

Voit tietysti lähettää samanlaisen uutiskirjeen kaikille työntekijöille neljä kertaa vuodessa. Ehkä se tapa sopii juuri sinun organisaatioosi? Ehkä olet keksinyt innovatiivisen ja toimivan konseptin, joka sopii kaikille? Oikeita tapoja on monia, mutta valitettavasti virheitäkin voi tehdä monella tapaa. Tässä artikkelissa kerrotaan vain hyvistä mahdollisuuksista.

Markkinoinnin automaatiotiimi suunnittelee sisältöstrategiaa.

4b.) Luo täysin automatisoitu tervetuliaisseremonia uusille työntekijöille

Me kaikki tiedämme, miltä tuntuu olla se uusi työntekijä. Mielessä on paljon uusia asioita ja kysymyksiä. Saa ehkä opastusta tai sitten ei; siitä riippumatta suurimmalle osalle herää aina kysymyksiä. Eikö olisi esimerkillistä tarjota uudelle työntekijälle sähköinen tervetuliaistoivotus ja viestintäkanava? Se on palvelus, jonka tuottaminen voi viedä jonkin aikaa, mutta joka maksaa itsensä takaisin luottavaisemman ja itsevarmemman työntekijän muodossa.

Esimerkki: kaikkien uusien työntekijöiden sähköpostiosoitteeseen lähetetään tietyn ajan kuluttua tarkistusviesti työnantajalta. Viestissä on lyhyt tervetulotoivotus ja kehotus ’kirjautua sisään’ yrityksen sisäiseen viestintään. Sisään kirjautumisen voi järjestää samalla tavalla kuin esimerkiksi tilausten vastaanottamisen ulkoisessa viestinnässä; voit pyytää työntekijää klikkaamaan tiettyä linkkiä tai täyttämään henkilötietonsa lomakkeeseen.

Kokeile näitä suosittuja ja helppoja automaatioketjuja, jotka olemme koonneet kätevään oppaaseen.

Graphic picture a paper plane

 

Kun ensimmäinen askel näin on otettu, mahdollisuudet ovat rajattomat. Seuraava askel voi olla vuorovaikutteinen tervetuliaisviesti, joka sisältää esimerkiksi useimmin kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia tai pikaoppaan yrityksen käytäntöihin. Vastaanottajan reagoinnista riippuen voit seuraavaksi määrittää automaattisen uusintalähetyksen tai lähettää uuden kohdistetumman viestin, jos tämä ilmaisee kiinnostuksensa tiettyä aihetta kohtaan. Muista, että voit myös käynnistää kyselyarvoinnin, joka lähetetään tietyn työssäoloajan jälkeen.

On tietysti paljon muutakin, mitä sähköpostin avulla voi tehdä. Voit esimerkiksi laatia dynaamisen viestin, joka sisältää kaikki uuden työntekijän tarvitsemat salasanat, kopion työsopimuksesta, työajat, henkilöstötoiminnan esittelyn, yhteyshenkilöt ja vaikka mitä.

 

4c.) Anna henkilöstön saada äänensä kuuluviin

Sähköpostin arvo on siinä, että se avaa mahdollisuuden yhteistyöhön ja yksinkertaistaa sitä mutta on samalla suora vaikutuskanava – niin lähetyshetken kuin palautteenkin (tilastojen) suhteen. Haluatko saada ihmiset osallistumaan ja vähentää välimatkaa? Silloin kysely voi olla ratkaisu sisäiseen viestintääsi.

Tutki, millaisia mielipiteitä työntekijöillä on organisaatiosta. Kutsu heidät mukaan suunnittelemaan yrityksen tulevaisuutta. Tämän voit tehdä erilaisten kyselyjen avulla. Muista, että kyselyjen tulokset voi myös julkaista. Demokratian tunne organisaatiossasi kasvaa, kun työntekijät tietävät toistensa mielipiteet. Saat rehellisempiä vastauksia, jos sallit vastaamisen nimettömänä. Kerro kuitenkin aina selkeästi, mistä on kysymys ja miten vastauksia käsitellään.

Paitsi että työntekijöiden mielipiteille annetaan näin suurempi arvo, toimintatapa vähentää myös välimatkoja lähentää eri osastoja, konttoreita ja alueita toisiinsa.

Laajenna osaamistasi sähköpostimarkkinoinnin oppaallamme. Annamme sähköpostimarkkinoinnin oppassa vinkkejä myös sisällöntuotantoon ja lukijoiden sitouttamiseen.

4d.) Perusta uutiskirjeelle toimitus


Onko sinulla paljon töitä? Tuntuuko, että olisi hyvä käyttää sisäiseen viestintään enemmän sähköpostia mutta että aika ei riitä? Aloita ’crowdsourcing’ eli yhteisöllistäminen eli ala kutsua ihmisiä mukaan.

Aina on joku, jonka mielestä on mukavaa suunnitella, kirjoittaa ja tehdä jotakin luovaa – vaikkei se kuuluisi hänen varsinaisiin tehtäviinsä. Etsi nämä ihmiset ja kutsu heidät tekemään yhteistyötä. Työtaakka pienenee ja osallistumisen tunne kasvaa, kun osa henkilöstöstä on mukana kirjoittamassa ja koordinoimassa uutiskirjeen sisältöä. Voit kutsua myös yrityskumppanit ja alihankkijat antamaan äänensä, tai mitä jos käyttäisit freelancereita?

4e.) Anna sähköisen viestinnän johtaa ’analogiseen’


Kyselyt voivat olla osa osallistamista ja yhteenkuuluvuuden rakentamista. Mutta on paljon muutakin. Voit pitää sähköpostia lähtölaukauksena muille sisäisen viestinnän toiminnoille. Kaikkea ei tarvitse tehdä sähköisesti mutta aloituksen ja seurannan voi enimmäkseen hoitaa ’meilitse’.

Esimerkki: Lähetät pääkonttorista kutsun tuotekehityskokoukseen kaikille ulkomaantoimistoille. Voit tarkistaa kuinka moni kustakin toimistosta on kirjautunut sisään kokoukseen. Pyydä osallistujia tai projektinvetäjiä arvioimaan kokousta lyhyen kyselyn avulla. Tulokset ovat sinulla lähes saman tien kun vastaaja on painanut Lähetä-painiketta. Sähköistä totaalijohtamista, ajan säästöä ja niin selkeää.

Tahtoo vielä enemmän

Tuliko liikaa ideoita yhdellä kertaa? Heräsikö uusia ajatuksia tai kysymyksiä? Tärkeintä on muistaa, ettei kaikkea tarvitse, voi tai pidä tehdä yhdellä kertaa. Toimenpiteet tulee valita muun muassa organisaatiomuodon, koon, toimialan ja maantieteellisen sijainnin mukaan.

Toivomme, että sait tästä artikkelista intoa ja käytännön vinkkejä sisäiseen sähköpostiviestintään. Muista, että brändin rakentaminen ja markkinointi eivät ole vain ulkoista vaan myös sisäistä viestintää.

Sähköposti on vakiinnuttanut paikkansa osana yritysten markkinointistrategiaa. Mitä sähköpostimarkkinointi ja uutiskirjeviestintä on tänä päivänä ja mitä trendejä tulemme näkemään jatkossa? Hanki lisää ideoita sisäiseen viestintään "Sähköpostimarkkinoinnin trendit" -webinaarista.