Järjestä tapahtumia kuin ammattilainen

Kirjoittanut Noemi Gobel

2016-05-09

Mieti viimeisintä tapahtumaasi. Menikö kaikki niin kuin elokuvissa? Vai tekisitkö jotain seuraavalla kerralla toisin – kuten käyttäisit tapahtumahallintatyökalua helpottaaksesi järjestelyjä?

Set Up Events Like This Snazzy Waiter

 

Oletko koskaan ollut konferenssissa tai muussa tapahtumassa, jossa kaikki näyttää sujuvan täydellisesti? Puhujat esiintyivät juuri sen aikaa kuin heidän pitikin, työpajat löytyivät helposti, ja jopa verkostoituminen muiden ammattilaisten kanssa vaikutti helpommalta kuin tavallisesti. Ja ruoka oli erinomaista!

Jos lähestyisit yhtä tapahtuman järjestäjää ja kysyisit, mikä on heidän salaisuutensa, he kertoisivat valtavasta ajankäytöstä, vaivasta ja resursseista, joita he käyttivät järjestääkseen tapahtuman. He saattavat myös kertoa sinulle taianomaisesta työkalusta, jota kaikki parhaiten onnistuvat tapahtumajärjestäjät käyttävät: tapahtumahallintatyökalu.

Olipa järjestämäsi tapahtuma mikä tahansa, tehtävälista on pitkä!

Tapahtuma kuin tapahtuma, tehtävälista on pitkä

Jopa pienten tapahtumien, kuten koulutusten tai asiakastilaisuuksien järjestäjät joutuvat rekisteröimään osallistujia, lähettämään heille aikatauluja ja päivittämään niitä satunnaisesti. (Puhumattakaan erityisruokavalioista tai viime hetken peruutuksista!) Ja tämä kaikki ennen itse tapahtumaa, jolloin tapahtumajärjestäjät ovat vastuussa vieraiden vastaanottamisesta ja varmistamisesta, että heillä on kaikki tarvittava.

Suuremmat tapahtumat, kuten messut ja konferenssit vaativat samat rutiinit – mutta mukana on vielä enemmän liikkuvia osia. Se tarkoittaa todella merkittävää hallinnollisen työn kasvua (erityisesti, jos seuraat asioita ainoastaan Excel-taulukoilla) ja sitä kautta mahdollisuus virheisiin lisääntyy. Ei mikään ihme, että tapahtumakoordinaattorit pidättävät usein hengitystään aina tapahtuman loppuun saakka.
 

Ota käyttöön tapahtumahallinnan työkalu


Tässä astuu mukaan kuvioihin tapahtumahallinnan työkalu, joka säästää huomattavasti järjestäjien aikaa ja resursseja, sillä se automatisoi niin kutsujen lähetykset, rekisteröinnit, kuin reaaliaikaiset päivitykset yhteen järjestelmään. APSIS Pro Event -tapahtumahallintatyökalun käyttö osana APSIS Pro:ta mahdollistaa kaikkien listojen ja tapahtumien hallinnan yhdessä paikassa, olipa kyseessä kutsujen teko tai muokkaus, lähetysten aikataulutus jne.

You Need This To Organise Events Too

 

Kuulostaa näppärältä, eikö?


Voit ehkä ajatella: “Hei, minäkin järjestän tapahtumia! Pitäisikö minunkin harkita tapahtumahallinnan työkaluja?” Suoraan kysymykseen suora vastaus: kyllä. Määrittele kuitenkin ensin tarpeesi tapahtuman järjestäjänä. Markkinoilla on paljon eri ratkaisuja, joilla on sekä vahvuuksia että puutteita. Kuinka löydät niistä tarpeitasi parhaiten palvelevan, järjestätpä sitten tapahtuman kerran vuodessa tai kerran kuussa? Jos aiot vakavissasi hankkia tapahtumahallintaratkaisun, vilkaise ensin tapahtumakalenteriasi ja määrittele tarpeesi, ja valitse työkalu tarpeidesi mukaan.

(Esimerkki omista kokemuksistamme: me APSIKSELLA käytämme APSIS Pro Event -ratkaisua hallinnoimaan kaikkia sisäisiä ja ulkoisia tapahtumiamme aina pienistä koulutuksista ja tehotietoiskuista kansainvälisiin konferensseihimme, koska työkalumme mukautuu eri tyyppisiin tapahtumiin eri tyyppisille yleisöille.)


Tapahtumajärjestäjän kultainen sääntö


Kaikkein tärkein kysymys tapahtumajärjestäjälle onkin: mitä oikein haluat? Haluatko tehdä tapahtumista entistäkin parempia, säästää resursseja vai tehdä kaiken kuten tähänkin saakka? Haluatko automatisoida tapahtumaketjusi vai personoida yhteydenpitoasi? Haluatko vieraidesi saavan juuri oikean viestin juuri oikeaan aikaan? Kun näihin löytyy vastaukset, enää tarvitsee kääriä hihat ja ryhtyä hommiin. Tapahtumahallintatyökalu hoitaa loput.

Haluatko oppia lisää tapahtumanhallintatyökaluista? >> Varaa itsellesi uudistuneen APSIS Pro Eventin esittely. Kuulemme mielellämme mielipiteesi!