Sähköpostikoulu: kyselytutkimukset ja sähköposti

Kirjoittanut APSIS

2015-01-12

Harkitsetko kyselytutkimuksen tekoa ja ajattelit toteuttaa sen sähköpostilla? Loistava idea! Sähköposti on hyvä työkalu kyselytutkimuksen toteuttamiseen.

Internetissä voit tehdä kyseluytutkimuksia kahdella tavalla. Voit joko tehdä tutkimuksen suoraan verkkosivulla tai lähettää sen sähköpostilla. Molemmat menetelmät soveltuvat kohderyhmille, jotka liikkuvat verkossa, mikä tietenkin rajoittaa kohderyhmää jonkin verran. Molemmilla menetelmillä on myös omat hyvät ja huonot puolensa.

>> Tutustu APSIS Survey -kyselytyökaluun ja pyydä ilmainen esittely! 

a) Nettikysely eli kyselytutkimus internetsivulla

Jos sijoitat kyselytutkimuksen omalle internetsivulleen, voit jossain määrin ohjata, kuka siihen vastaa, mutta sinun voi olla vaikea kutsua mukaan tiettyä vastaajajoukkoa. Nettikysely soveltuu hyvin business-to-business-tutkimuksiin tai esimerkiksi työntekijöiden, jäsenten, tietyllä sivustolla vierailevien ja muiden vastaavien ryhmien mielipiteiden selvittämiseen.

Nettikyselyllä on helppo selvittää, mikä on jonkin asian tilanne juuri nyt tai lähitulevaisuudessa. Se vastaa kysymyksiin ”mitä mieltä olet X:stä” tai ”millaiseksi uskot tilanteen kehittyvän kolmen kuukauden aikavälillä”. Nettikysely antaa myös mahdollisuuden tutustua jäsenten, sivustolla vierailevien ja muiden vastaavien ryhmien mielipiteisiin.

+ Nopea tutkimusmenetelmä.
+ Edullinen.
+ Vastausten kokoaminen ja analysointi on helppoa.
+ Osallistumista voi rajoittaa käyttämällä salasanalla suojattuja sivuja.

– Ei anna täydellistä kuvaa, sillä osa mahdollisista vastaajista jää tutkimuksen ulkopuolelle.
– Pitkiin kyselyihin vastaamisen vastaamisprosentti on selvästi heikompi kuin lyhyiden.
– Vaarana on, että samat vastaajat vastaavat monta kertaa.

b) Kyselytutkimus sähköpostilla

Kun kohderyhmä on etukäteen määritelty ja rajallinen, esimerkiksi asiakkaasi tai tietyn organisaation jäsenet, kannattaa kyselytutkimus toteuttaa sähköpostilla. Tällöin tavoitat suhteellisen helposti juuri haluamasi kohderyhmän. Sähköpostilla toteutettava kyselytutkimus on edullinen niin alkuperäisen kyselytutkimuksen kuin muistutusviestienkin suhteen.

+ Edullinen - jopa 75 prosenttia edullisempi kuin henkilökohtaiset haastattelut.
+ Kyselyn ja muistutusten lähettäminen on helppoa.
+ Vastaukset rekisteröityvät yleensä suoraan tietokantaan, mikä mahdollistaa niiden analysoinnin reaaliajassa.

– Vastaajien motivointi voi olla haastavaa, jolloin vastausprosentti jää alhaiseksi.
– Varmista, että teet esityöt huolellisesti, jotta roskapostisuodatin ei seulo kyselyäsi roskapostilaatikkoon.
– Vastaanottajien joukossa voi olla epäselvyyttä siitä, kuka sähköpostiosoitteesi takana piileskelee.

Kyselytutkimuksen tekeminen: näin saat parhaat tulokset

Miten saat paremman vastausprosentin?

Vastausprosentin ja tuloksen luotettavuuden välillä on vahva yhteys. Jos vastausprosentti jää alhaiseksi, saat tietoosi vain pienen osan vastaajien näkemyksistä. Tärkeintä on pitää kyselyt lyhyinä: vastaaminen saa viedä aikaa enintään muutaman minuutin.

Muista kiinnittää huomiota myös siihen, mitä vastaajat oikeastaan hyötyvät siitä, että kertovat sinulle mielipiteesi.

Vastauksilla on oltava väliä

Tutkimuksen herättämä ensivaikutelma vaikuttaa merkittävästi vastausprosenttiin. Kun lähetät kyselytutkimuksen, sinun on osoitettava, että vastaukset ovat sinulle tärkeitä. Jos suinkin mahdollista, kerro, miten aiot vastauksia käyttää ja missä tutkimuksen tulokset esitellään. Vastauksista saatava palaute monesti ratkaisee, vastataanko kyselyyn vai ei.

Tee sekä kutsusta että itse kyselytutkimuksesta puhutteleva

Älä aliarvioi kutsun ja tutkimuksen visuaalisen ilmeen merkitystä. Jos kyselysi on netissä, voit hyödyntää muun muassa kuvia, tekstin muotoilua ja muita HTML-elementtejä tehdäksesi kyselyn ulkoasusta puhuttelevan. Se luo tunnistettavuutta. Haluatko kenties luoda mielikuvia täydentämällä kysymyksiä kuvin? Mahdollisuutesi ovat loputtomat.

Nimettömänä vastattaviin kyselyihin vastataan rehellisemmin

Ellei vastaajien tunnistaminen ole jostain syystä täysin välttämöntä, kannattaa antaa mahdollisuus vastaamiseen anonyymisti eli nimettömänä. Ellet anna mahdollisuutta nimettömänä vastaamiseen, vastaajat sekä ovat vähemmän taipuvaisia vastaamaan että suhtautuvat vähemmän kriittisesti kysymyksiisi. Huomaa, että erityisesti markkinatutkimukseen on voitava vastata nimettömänä.

Lähetä muistutus

Vastausprosentin parantamiseksi kannattaa yleensä aina lähettää muistutusviesti. Vastaanottaja oli kenties jo päättänyt vastata tutkimukseesi, mutta unohti asian, kun jotain muuta tuli väliin. Muistutus kannattaa lähettää noin viikon kuluttua tutkimuskutsun lähettämisestä. Varmista kuitenkin, ettet lähetä muistutusta niille, jotka ovat jo vastanneet. On erittäin ärsyttävää saada muistutus jostain, minkä on jo tehnyt.

Testaa kyselytutkimuksesi

Tutkimusten testaaminen ennen lähettämistä on tärkeää. Näin havaitset ja pystyt korjaamaan kielivirheet. Voit myös muotoilla kysymyksiä uudelleen ja testata, onko kysymysten määrä sopiva. Testaus varmistaa, että kaikki toimii niin kuin olit tarkoittanut. Internetkyselytutkimustestit ovat yleensä ilmaisia ja auttavat sinua välttämään kalliiksi käyvät virheet.

Muista aina esittää itsellesi seuraavat kysymykset ennen kuin lähetät kyselytutkimuksen eteenpäin:

  • Ovatko kysymykset tutkimuksen tarkoituksen kannalta olennaisia?
  • Ovatko kysymykset ja vastausvaihtoehdot helposti ymmärrettäviä?
  • Oletko ottanut mukaan kaikki vastausvaihtoehdot, joita tarvitaan kattavan kuvan saamiseksi?
  • Onko tutkimuksesi henkilökohtainen ja puhutteleva?
     

Tee kyselytutkimuksestasi lyhyt ja tehokas

Yksi yleisimmistä virheistä on haluta liikaa. Sen sijaan, että yritettäisiin pitää tutkimus lyhyenä ja keskittyä yhteen alueeseen, yritetäänkin samalla kertaa mahduttaa mukaan vaikka mitä. Kyselyyn vastaaminen saisi viedä enintään viisi minuuttia.

Sinulla on paljon voitettavaa, kun pidät tutkimuksesi lyhyinä. Lyhyet tutkimukset tuottavat yleensä paremman vastausprosentin, vastattujen kysymysten suhteellinen osuus on suurempi ja kysymyksiin vastataan rehellisemmin.

Muotoile kysymyksistä yksinkertaisia

Yritä tehdä kysymyksistä ja vastausvaihtoehdoista mahdollisimman selkeitä. Jos vastaajat tulkitsevat kysymyksiä eri tavalla, tulokseen on vaikea luottaa. Muista seuraava kysymyksiä kirjoittaessasi:

  • Älä käytä lyhenteitä. Ne ymmärretään helposti väärin.
  • Anna mahdollisuus vastata myös: ”En osaa sanoa” (mutta päätä kuitenkin ensin, haluatko mukaan myös neutraalin vastausvaihtoehdon).
  • Vältä vaikeita sanoja ja erikoisalojen termejä.
  • Vältä johdattelevia kysymyksiä.
  • Kysy vain yhtä asiaa kerrallaan. Vältä kaksiosaisia kysymyksiä.
  • Kirjoita vastausvaihtoehdot myönteiseen tai neutraaliin muotoon. Kieltomuodot tulkitaan toisinaan väärin.

Käytä yhdenmukaisia vastausvaihtoehtoja

Jos päätät käyttää asteikkomuotoisia vastausvaihtoehtoja, kuten asteikkoa 1:stä 5:een tai ”Erittäin huonosta” ”Erinomaiseen”, käytä niitä johdonmukaisesti koko kyselyssä. Aloita vaihtoehdot aina samasta päästä, eli esimerkiksi pienin numero vasemmalla ja suurin oikealla. Jos vastausvaihtoehtoja on pariton määrä, vastausten analysointi on helpompaa.

Käytä mahdollisimman paljon suljettuja kysymyksiä

Suljetuissa kysymyksissä vastaaja voi valita joukosta etukäteen annettuja vastausvaihtoehtoja. Tämä nopeuttaa ja helpottaa kysymyksiin vastaamista. Myös vastausten yhteenveto ja analysointi sujuvat tällöin merkittävästi helpommin. Voit koota tulokset taulukkoihin tai piirtää niistä kaavioita muodostaaksesi käyttökelpoisia tilastoja.

Valmiiden vastausvaihtoehtojen huono puoli on, että vastaaja voi kokea, ettei mikään vastausvaihtoehdoista kuvasta hänen mielipidettään. Siksi voi olla tarkoituksenmukaista täydentää suljettuja kysymyksiä muutamalla avoimella kysymyksellä.

Mitä sanoo laki?

Kuten uutiskirjeidenkin kohdalla, myös kyselytutkimuksissa on olemassa selkeä oikea ja väärä tapa. Markkinointitutkimuksiin liittyvää säännöstöä on julkaissut ennen kaikkea ESOMAR. Se on kansainvälinen yhdistys, jonka tarkoituksena on parantaa tutkimustyötä jakamalla tietoa ja kouluttamalla yrityksiä ja yhteisöjä.

Kyselytutkimusten tekijöiden oletetaan tuntevan ESOMARin säännöstöt ja noudattavan niitä. Tämän lisäksi kannattaa perehtyä myös tietosuojalakiin ainakin silloin, jos et tarjoa vastaajille mahdollisuutta vastata täydellisen nimettöminä.

Lue lisää:
ESOMAR
Sähköisen viestinnän tietosuojalaki

>> Haluatko kuulla lisää APSIS Survey -kyselytyökalun sekä APSIS Event -tapahtumatyökalun mahdollisuuksista?

>> Pyydä ilmainen esittely - asiantuntijamme kertovat mielellään lisää!