Sähköpostikoulu, osa 3: lähetysajankohta

Kirjoittanut APSIS

2015-01-12

Aiemmissa sähköpostikoulun artikkeleissa on kerrottu uutiskirjeen suunnittelusta ja tilaajien hankkimisesta. Nyt on aika syventyä seuraavaan tärkeään asiaan: lähetysajankohdan valitsemiseen.

Siihen, avataanko sähköpostiviesti vai ei, vaikuttavat eniten lähettäjä, aihe ja ajankohta. Vastaanottajan tulee tuntea viestin lähettäjä ja luottaa tähän. Aiherivin tulee olla kiinnostava, ja sen on houkuteltava lukemaan. Lähetysajankohdan tulee olla sellainen, ettei viesti huku satojen muiden joukkoon.

Mitä väliä sillä on?

Usein kysytään, onko mitään väliä, milloin sähköpostiviestin lähettää. Eikö viestit lueta silloin, kun siihen on aikaa? Valitettavasti niin ei nykypäivänä enää ole.

Monet ihmiset saavat joka päivä satoja sähköpostiviestejä. Silloin ei voi kaikessa rauhassa valita, mitkä herkkupalat valitsee luettavakseen vaan pitää päättää nopeasti. Jos viesti aamulla odottaa vuoroaan 50 muun joukossa, se lajitellaan helposti roskakoriin eikä sitä koskaan lueta. Mutta jos saat vastaanottajan kiinnittämään huomiota viestiisi, kun hän on työn touhussa, viestisi tulee paljon todennäköisemmin luetuksi ja vastaanottaja myös toimii sen mukaan.

Tekemämme testit osoittavat, että viestien avaamisessa voi olla jopa 20 prosentin eroja sen mukaan, mikä viikonpäivä sattuu olemaan: tiistai, keskiviikko vai torstai. Myyntikirjeiden osalta ero voi olla yli 30 prosenttia. Sopivimman lähetysajankohdan selvittäminen todella kannattaa.

Viikonpäivä

Arki vai pyhä? Parhaista lähetyspäivistä on olemassa suosituksia, joista on tullut miltei sääntöjä.

Maanantaita pidetään huonona päivänä, koska suurimmalla osalla toimistossa työskentelevistä on kädet täynnä tekemistä, kun he palaavat viikonlopun vietosta. Perjantaisin ajatellaan jo viikonloppua, ja ellei kyseessä ole tarjous joka koskee nimenomaan lauantaita tai sunnuntaita, sitä ei kannata lähettää perjantaina. Näin jää jäljelle tiistai, keskiviikko ja torstai.

Mutta ei se ihan näin tiukkaa ole. Sääntöjä ei oikeasti ole olemassa. Voi olla parempi uskaltaa lähettää viesti silloin, kun kukaan muu ei sitä tee.

Kellonaika

Aamulla, illalla vai kenties lounasaikaan? Mieti mitä olet tarjoamassa ja missä tilanteessa vastaanottajasi milläkin hetkellä ovat. Jos olet myymässä vapaa-ajan tuotetta, on ehkä paras lähettää viesti virka-ajan ulkopuolella. Työhön liittyvät tarjoukset taas voi olla paras lähettää silloin, kun vastaanottajat todennäköisimmin istuvat tietokoneidensa äärellä työpaikalla.

Maiden välillä voi olla suuriakin eroja. Jos lähetät viestin Tanskaan tai Norjaan, kannattaa muistaa, että naapurimaissa voi olla erilaiset lounastavat. Monet syövät pikalounaan näyttöruudun edessä, jolloin kannattaa ehkä kokeilla lähettää viesti juuri ennen lounasta, jotta vastaanottajalla on jotakin lueskeltavaa voileipänsä kyytipojaksi.

Testaus ja kohdentaminen

Menestyksen avain on lähetysten testaaminen ja vastaanottajien reaktioista oppiminen.

Onnistut todennäköisemmin, jos testaat lähettämistä ensin pienellä joukolla vastaanottajia. Testilähetyksen raporteista ja tilastoista näet, miten viesti meni perille. Kokeile myös lähetyksen segmentoimista: jaa vastaanottajaluettelo osiin ja lähetä viesti kolmena eri ajankohtana, esimerkiksi kolmena eri päivänä, ja vertaa sitten tuloksia.

Voit testata myös tutkimalla verkkosivustosi kävijätilastoja; niistä näet, milloin kävijöitä on eniten; siihen aikaan ihmiset ovat kiinnostuneimpia yrityksestäsi.

Käsityksen sopivista lähetysajoista voi saada myös lähetysraporteista; tutki, avaavatko eri vastaanottajaryhmät viestit eri aikoihin. Voi olla, että “yksityisissä” osoitteissa, kuten Hotmail- ja Gmail-osoitteissa, avataan viestit yleensä iltaisin ja viikonloppuisin. Eri ikäiset ihmiset taas saattavat lukea sähköpostinsa eri aikoihin. Jos havaitset selkeän kaavan, lähetä viesti eri vastaanottajaryhmille eri aikoihin.